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2019年05月08日

SynologyのChatを利用する方法

Synology Chatは世界で大流行しているビジネス向けチャットSlack(スラック)とよく似たチャットシステムでどんな種類のファイルでも、手軽に共有できると共にビデオ会議も簡単に使える優れものです。

Synology Chatが利用できる人は原則MailPlusユーザになります。

原則と言ったのはこのチャットシステムにゲストユーザを期間限定で参加させる事も出来る為です。

この使い方を下記順番で解説していきます。

1.Chatのインストールと設定

2.Chatクライアントに何を使うのか?

3.Chatアプリケーションのインストール方法

4.Chatの画面構成と始めに行う事

5.チャネル、会話、ポッドについて

6.メッセージの入力

7.掲示板とお気に入り

8.ビデオ会議

9.ゲストユーザの招集

1.Chatのインストールと設定

1-1.Chatのインストール

MailPlusの管理者IDでDSMにログインし、パッケージセンタから下記アイコンをクリックしてインストールします。

管理者のDSMに下記アイコンが追加されます。

­ ­メモ

コントロールパネル→共有フォルダを確認してください。

「chat」フォルダが新規に作成されている筈です。ここにデータが入るのでHyper Backup等でバックアップしている場合は、このフォルダとプログラムがバックアップ対象になっているか?を確認してください。

 

1-2.Chat利用者を指定する

コントロールパネル→グループ又はドメイン/LDAPで、NAS利用者グループにChatアプリケーションにアクセス権を与えてください。

これで各ユーザのDSMに「chat」アプリが追加されます。

 

1-3.Chat管理者コンソールの設定

Chat管理者コンソールを開いて下さい。

①設定の全般設定

■暗号化チャネル

チャットでの会話を暗号化します。これは管理者も会話の内容を見えなくする設定です。

■DiskStationからアップロードを許可する。

ChatではデフォルトでPCにあるローカルファイルを添付する事ができます。

これに加えてNAS上にあるあるファイルも添付できる様にする設定です。✔が基本と思います。

■Google Safe BrowsingがURLをチェックする事を無効化

✔をつける必要はありません。

これはChromeでChatのURLが危険なURLと認識されないようにする設定ですが、現実的にそのような判断はされない上に、Chromeを使わない運用の方が良いからです。この辺はChatクライアントの所で解説します。

 

②設定のゲスト設定

■ゲスト機能は社外の人を期間限定でチャックグループに参加させる事ができる機能です。
しかし招集できるのは管理者だけです。

もし管理者IDが表示されない場合は、管理者IDのChatを起動してから再度この画面に入ってください。

­ ­この機能は下記の仕組みから成り立っています。

例えば管理者が「hoo@gmai.com」のメールアドレスを持つ人を会議に一定期間招集すると、ローカルのアドレス帳にgest_hooというIDが登録されてチャットができる様になる機能です。

但し、会議が終わったのでこの人の権限を無くしたとしてもローカルのアドレス帳にはゴミとして残ります。

よってこの機能を使う場合はこの仕掛けを意識して使う必要があります。

 

③設定の通知設定

上記は必ず✔する事をお勧めします。

Chatでは相手が「誰か」重要です。デフォルトではユーザ名になっており、このユーザ名は英数字の場合はこの「誰か」が判りにくくなります。ここにチェックを入れるとChatユーザが個人設定で設定したニックネームがチャット上に表示されます。

最後に「設定ボタン」を挿入して設定は完了になります。

 

2.Chatクライアントに何を使うのか?

Synologyでは2つのChatクライアントを用意してくれています。

①URLで起動するChatクライアント

DSM上に表示されているアイコンをクリックすると起動します。

②デスクトップアプリケーション

PCにインストールして使うアプリケーションです。

­ ­どちらのアプリケーションを使うべきか?

チャットはリアルタイムコミュニケーションツールです。

よって会話したい相手がPCを立ち上げていた場合に直ぐにわかる事が重要です。

②の場合はそれが判断できますが、①の場合はPCを使っていてもChatを起動していないと居るのか居ないのかが判断できません。

よって②のデスクトップアプリケーションを使うのが推奨になります。

 

2-1.デスクトップアプリケーションのダウンロード方法

Chatクライアントは下記の方法でPCにダウンロードできます。

①Synologyのダウンロードセンタからダウンロードする。

「ディスクトップユーティリティ」タブからChatプログラムをダウンロードします。

 

②URLで起動するChatクライアントからダウンロードする。

Chatの「マイスペース」を開いて下さい。ここに下記の様な画面が表示されています。

ダウンロードボタンをクリックするとダウンロードできます。

 

3.Chatアプリケーションのインストール方法

ダウンロードされた下記ファイルをダブルクリックします。

下記画面が表示されます。

アドレスまたはQuickconnect ID:synologyにアクセスするDDNS名ですex)nw.myds.me

ユーザ名とパスワード:チャットでアクセスするユーザ名とパスワードです。

HTTPSを有効:SSL通信を行っている場合は✔して下さい。

自動ログイン:✔して下さい

­ ­自動ログインとは

ChatアプリケーションはWindowsのスタートアップアプリとしてインストールされます。

しかしこれはChatアプリが起動しただけでChatにログインしている訳ではありません。

自動ログインにチェックが付いていると指定したユーザ名でログインまでしてくれるという意味です。

 

4.Chatの画面構成と始めに行う事

Synologyのチャットは世界で大流行しているビジネス向けチャットSlack(スラック)と非常に似ている様です。

よってこれを使ったことがある人には説明は不要ですが、ここでは何も知らない人向けに解説します。

4-1.画面の構成

①Chatアプリケーションメニュ

設定メニュで起動方法等が編集ができます。

②上部のグローバルバー

検索BOXやユーザのプロファイルが編集できるメニュが表示されます。

ユーザプロファイルでで画面デザインやニックネーム及び画像の設定ができます。

③左のサイドバ

「チャネル」や「会話」の作成及びポッド(マイスペース)を選択するエリアです。

④⑤メインウィンドウ

④メインウィンドウメニュ

選択された「チャネル」や「会話」及びポッド(マイスペース)の「掲示板」や「お気に入り」操作を行うエリアです。

⑤メッセージ入力エリア

チャットメッセージを送信するエリアです。

4-2.始めにやる事

各ユーザがChat画面に入りグローバルバーにあるアカウントをクリックして「設定」を開きます。

①プロファイルのニックネーム欄

チャット相手が判るニックネームを入れます。

この登録が無いとユーザ名がチャット名になり相手にとって判りずらいと思います

通常は氏名をいれます。

②画像

画像を登録するとチャット等で画像が表示されるので誰がコメントしたのかが判り易くなります。

③その他

壁紙等はお気に入りの物を選択します。

 

5.チャネル、会話、ポッドについて

5-1.チャネルとは

チャネルとは会議室みたいなもので、下記の2つのチャネルタイプがあります。

①パブリックチャネル

パブリックチャネルとは総ての人に表示されるチャネルです。

「全般」と「ランダム」がデフォルトで作成されています。

全般:退出できないチャネル。よって全社員が参加を義務図けられるチャネルです。

ランダム:自分の意志で退出できるチャネルです。

­ ­メモ

全般チャネルの名前を変更するにはメニュのをクリックします。

表示された画面で名前を変更します。「全般」チャネルは一般的に「会社名」と思います。

ランダムはどの様に使うのか?が良くわかりませんが編集画面で「このチャネルを去る」ボタンを挿入するとこのチャネルメンバーから退出する事ができます。

②プライベートチャネル

指定したユーザだけに表示されるチャネルです。

新規作成はチャネルの「+マーク」を挿入して作成します。

メンバー以外に絶対に読まれないようにする為には会話を暗号化します

企画会議、商品戦略会議、販売戦略会議、人事会議等がこのチャネルのサンプルです。

 

5-2.会話とは

会話は1対1の会議が基本ですが、9名までメンバを追加する事ができます。

9名を超えるとチャネルに変更されます。

新規作成は会話の「+マーク」を挿入し会話する相手を選択します。

これもプライベートチャネルになります。

 

5-3.ポッドとは

ポッドはとはロボットの略字です。

すなわちここはロボットと会話する所で、他の人からは見る事ができません。

会話相手は「synobot」さんです。

「synobot」さんが色々な事を教えてくれると共に、ここに個人の備忘録を書き込んでおく事が可能です。

 

6.メッセージの入力

メッセージ入力欄は下記アイテムから構成されています。

①+マーク

+を挿入するとメニュが表示され、各種の入力コマンドが表示されます。

②メッセージ入力枠

ここに送信メッセージを入力します。

複数行のメッセージを書く場合は、改行に「Enter」ではなく「Shift+Enter」を使います。

また画像をクリップボードに入れてCtrl+Vで画像を入力する事もできます。

■クイックコマンド(/)

/を入力するとここで利用できるコマンド一覧が表示されます。

このクイックコマンドを使ってビデオ会議を招集する事ができます。

■ハッシュタグ(#)

メッセージの後ろに「スペース」を入れてハッシュタグを付ける事ができます。

ハッシュタグは小文字の#の後ろに任意文字列を入れます。

これがメッセージの分類コードです。

このタグをクリックすると同じタグを持つメッセージが一覧で表示されます。

③井マーク

画面のスクリーンショットが取得できます。

この機能はWebチャットにはありません。デスクトップアプリケーションだけの機能です。

④😊マーク

各種のアイコン画像を入力する事ができます。

 

6-1.マイコンピュータからのアップロード

PCにあるファイルをチャットにアップロードして共有する事ができます。

 

6-2.DiskStationからのアップロード

DiskStationにあるファイルをチャットにアップロードして共有する事ができます。

 

6-3.スニペットを追加

スニペットとは、一般的に「断片」という意味でPHPやHTMLのプログラムサンプルをこれに登録しておきます。

そうすることでサンプルプログラムの共有が可能となります。

SlackがIT業界のチャットツールとして多く利用されているのはこの機能が評価されている為と思われます。

 

6-4.メッセージをスケジュール

チャットはメッセージを入力すると即時に相手に伝達されるのが原則です。

この機能はメッセージを指定した日時に送る機能です。

「年末調整書類の提出日が近づいています」等のメッセージを日時指定で送る場合に効果的と思います。

 

6-5.意見調査を作成

これはアンケートを作成しそれに答えて貰う機能です。

 

7.掲示板とお気に入り

チャネルや会話では沢山の情報がやり取りされます。

その中で重要な情報は「掲示板」や「お気に入り」として特定エリアに格納する事ができます。

■掲示板

関連メンバー全員に見せる場合は掲示板機能を使います。

掲示板にUPする場合はメッセージに表示される右上の「・・・」をクリックして「メッセージにピン止め」を指定します

■お気に入り

個人で保存しておきたい物は「お気に入り」マークを選択します。

上図のをクリックします。

 

7-1.掲示板やお気に入りの表示

メインウィンドウの右上に「掲示板」と「お気に入り」のメニュがあります。

左が「掲示板」で右が「お気に入り」です。

この画面を開くとピン止めしたメッセージやお気に入りのメッセージ一覧が見れます。

ハッシュタグで分類するのも良いのですが、「掲示板」や「お気に入り」の方が簡単と思います。

 

8.ビデオ会議

Synology Chatではデフォルトで3つのビデオ会議が用意されています。

①/jitsi

②/jumpchat

③/appearin

一番簡単な物は①のjitsiです。

コマンド入力ラインで/jitsiを入力すると下記の様なメッセージが追加されます。

チャットメンバー各々が上記の「URLをクリックだけ」という簡単操作でビデオ会議に参加する事ができます。

このURLを掲示板にピン止めしておくと、チャネルや会話単位でビデオ会議室を作成しておくことが可能となります。

但しJitsi側がいつまでこのURLが維持してくれるか?は調べましたが判りませんでした。

■PCの場合:ブラウザにビデオ画面が表示されます。

■Androidの場合:URLをクリックすると「Jitsi Meet」というアプリのインストールが求められ、インストールが完了すると会議に参加する事ができます。

 

9.ゲストユーザの招集

この機能はChat管理者だけにしか使えませんが、任意のユーザをチャネルユーザに期限付きで参加させる事ができます。

①チャネルのメインウインドウの人マークをクリックします。

②ゲストタグの「追加」ボタンを挿入します。

■ゲストの電子メールアドレスを入力します。

■有効期限をカレンダから選択します。

送信ボタンを挿入してください。ゲストの電子メールアドレスにメールが送られます。

­ ­誰がメールを送るのか?

このメールはDiskStation管理者がメールを送ります。

「コントロールパネル→通知」の電子メールタブに設定されたユーザになります。

ここにMailPuusユーザを指定している場合はSMTPのPort番号を587に設定してないとメールが送れません。

メールがうまく送れない場合はここをチェックして下さい。

③ゲスト側の操作

ゲストに送られてきたメールのURLをクリックすると下記画面が表示されます。

任意のアカウント名が入力できます。

次へを実行するとパスワード設定の画面が出てきますので設定します。

以上でゲストユーザとして登録が完了し、Chatに参加できるようになります。